Adjoint.e juridique et entreprise (20-24 hres/sem)/Legal and Corporate Assistant

À propos de la LIDD

LIDD (LIDD.com) est une société de conseil en gestion de la chaîne d'approvisionnement de premier plan. Nous concevons des centres de distribution complexes et des systèmes logistiques pour aider les entreprises à transporter leurs marchandises plus efficacement. Nos clients sont des fabricants, des distributeurs et des détaillants, y compris de nombreuses marques de produits alimentaires, de boissons et de biens de consommation. Depuis nos bureaux de Montréal, Toronto, Los Angeles et Atlanta, nous nous attaquons à des projets stimulants dans un environnement agréable et positif.

Quel est votre rôle ?

À titre d'assistant.e administratif.ve juridique et d'entreprise, vous répondrez aux besoins croissants en matière de gouvernance juridique et d'entreprise. Ce poste joue un rôle clé dans la mise en place de processus juridiques solides, la conformité et la documentation au sein d'une organisation en pleine expansion et en constante évolution.

La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec les parties prenantes internes et les partenaires juridiques externes afin de soutenir la gestion du cycle de vie des contrats et les activités de gouvernance, tout en respectant les normes les plus strictes en matière de confidentialité et d'exactitude.

Responsabilités principales:

• Fournir un soutien administratif et de coordination pour les questions juridiques et d'entreprise.
• Rédiger, mettre en forme et gérer les documents juridiques, y compris les contrats, les accords de confidentialité, les contrats de service, les mémorandums, les résolutions et la correspondance avec les clients et les prestataires de services.
• Suivre les délais juridiques, les renouvellements et les obligations de conformité, en assurant un suivi et une documentation en temps opportun.
• Soutenir les communications avec les conseillers juridiques externes, les notaires, les agents enregistrés, les organismes de réglementation et autres tiers concernés.
• Soutenir le processus du cycle de vie des contrats, y compris les approbations, l'exécution, les renouvellements et la conservation des documents.
• Participer à la préparation des documents pour les réunions du conseil d'administration, les assemblées des actionnaires et les comités liés à la gouvernance.
• Effectuer des recherches juridiques ou réglementaires de base et compiler des résumés selon les besoins.
• Veiller au respect des exigences en matière de confidentialité, de protection de la vie privée et des données, ainsi que des lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée.
• Assurer le suivi des dépenses juridiques et soutenir le contrôle budgétaire des services juridiques externes.
• Collaborer de manière transversale avec les équipes des ressources humaines, des finances, de l'informatique, des opérations et de la direction sur les questions juridiques et administratives.
• Toute autre tâche connexe.

Qualifications et expérience

• Diplôme ou certificat en administration juridique, en études parajuridiques ou dans un domaine connexe.
• Deux ans d'expérience dans un environnement administratif juridique, d'entreprise ou de services professionnels.
• Expérience dans le soutien à la gouvernance d'entreprise et à l'administration des contrats.
• Connaissance des environnements juridiques ou réglementaires canadiens et américains ; (une expérience transfrontalière est un atout important).
• Excellente compréhension des meilleures pratiques en matière de confidentialité, de gestion des documents et de conformité.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et échéances.
• De solides compétences en communication écrite et orale en anglais et en français sont requises pour les opérations au Canada et aux États-Unis.
• Grand souci du détail, discrétion et bon jugement.

Legal & Corporate Administrative Assistant

About the Role

As the Legal & Corporate Administrative Assistant, you will support our growing legal and corporate governance needs. This role plays a key part in ensuring strong legal processes, compliance, and documentation in a fast-paced, scaling organization.

The successful candidate will work closely with internal stakeholders and external legal partners to support contract administration lifecycle management, corporate records, and governance activities, while maintaining the highest standards of confidentiality and accuracy.

Key Responsibilities

·       Provide administrative and coordination support for legal and corporate matters.

• Prepare, format, and manage legal documents, including contracts, NDAs, service agreements, memorandums, resolutions, and correspondence with clients and service providers.
• Track legal deadlines, renewals, and compliance obligations, ensuring timely follow-up and documentation.
• Coordinate Support communications with external legal counsel, notaries, registered agents, and regulatory bodies, and other relevant third parties.
• Support the contract lifecycle process, including approvals, execution, renewals, and document retention.
• Assist in the preparation of materials for board meetings, shareholder meetings, and governance-related committees.
• Conduct basic legal or regulatory research and compile summaries as required.
• Ensure compliance with confidentiality, privacy, and data protection requirements, applicable provincial privacy laws, and relevant U.S. privacy frameworks.
• Track legal expenses, process invoices, and support budget monitoring for external legal services.
• Collaborate cross-functionally with HR, Finance, IT, Operations, and Leadership teams on legal, administrative and corporate matters.

Qualifications & Experience

·       Diploma or certificate in legal administration, paralegal studies, or a related field.

• 2 years of experience in a legal administrative, corporate, or professional services environment.
• Experience supporting corporate governance and contract administration.
• Exposure to Canadian and U.S. legal or regulatory environments; cross-border experience is a strong asset.
• Strong understanding of confidentiality, document management, and compliance best practices.
• Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
• Excellent organizational skills, with the ability to manage multiple priorities and deadlines.
• Strong written and verbal communication skills in English and French are required for Canadian and US operations.
• High attention to detail, discretion, and sound judgment.